Il telefono squilla mentre sei in cabina: come non perdere più le chiamate
Hai le mani occupate con una maschera, la cliente ha gli occhi chiusi e la musica rilassante in sottofondo. Il telefono del centro squilla una volta, due, tre. Puoi interrompere il trattamento o lasciarlo suonare. In entrambi i casi perdi qualcosa: la tranquillità della cliente in cabina o la cliente al telefono. In breve: se nel centro lavori tu o poche persone, il problema non è la disciplina ma l'organizzazione. Questo articolo confronta le quattro soluzioni possibili, con pro e contro.
Il dilemma di ogni centro senza reception
Nei centri estetici piccoli e medi chi risponde al telefono è la stessa persona che fa i trattamenti. Finché le chiamate arrivano nelle pause va tutto bene, ma la maggior parte arriva negli orari di punta, proprio quando sei occupata. E chi chiama per prenotare spesso non ha voglia di aspettare: se non risponde nessuno, prova il centro successivo nella lista di Google.
La chiamata persa ha anche un costo che non vedi: non sai chi era, cosa voleva e se richiamerà. Una chiamata di una cliente abituale per spostare un appuntamento si recupera. Una chiamata di una cliente nuova che voleva prenotare un trattamento importante, spesso no.
Soluzione 1: segreteria telefonica
È la soluzione più diffusa e la più economica. Il problema è che molte persone non lasciano messaggi in segreteria, soprattutto se chiamano per la prima volta. Chi lo lascia, poi, va richiamato: e quando richiami, in pausa tra due clienti, spesso la persona non può rispondere. Si crea una catena di chiamate perse da entrambe le parti.
Soluzione 2: richiamare appena possibile
Molte titolari guardano le chiamate perse a fine trattamento e richiamano. Funziona se le chiamate sono poche e se richiami in fretta. Diventa pesante nelle giornate piene, quando le chiamate perse si accumulano e le pause sono di cinque minuti. In più, una cliente che ha chiamato alle 11:00 e viene richiamata alle 15:00 nel frattempo può aver già prenotato altrove.
Soluzione 3: una receptionist
Una persona alla reception risolve il problema in modo completo: risponde, prenota, accoglie. È la soluzione ideale per i centri con molte cabine e molto lavoro, ma per un centro con una o due operatrici è un costo fisso importante, e copre solo l'orario di apertura. La sera, nel weekend e durante la pausa pranzo il problema torna.
Vuoi vedere come funzionerebbe nel tuo caso?
Guarda la demo per centri estetici →Soluzione 4: un assistente vocale AI
La quarta strada è un assistente vocale che risponde al telefono del centro quando tu non puoi. Si presenta come assistente AI del centro, risponde alle domande su trattamenti e prezzi, controlla l'agenda e fissa l'appuntamento negli orari liberi. Se la cliente ha una domanda particolare, prende nota e ti avvisa, oppure ti passa la chiamata. Tu finisci il trattamento in pace e trovi l'appuntamento già in agenda.
Un assistente vocale non ha bisogno di pause e risponde anche fuori orario. Non sostituisce il tuo consiglio professionale: si occupa delle chiamate ripetitive, cioè prezzi, orari, prenotazioni e spostamenti, che sono la maggior parte. Nei piani SempreOn la risposta al telefono è inclusa dal piano Core, insieme a WhatsApp e ai promemoria automatici: i dettagli sono nella pagina prezzi Prezzi.
Il telefono e WhatsApp lavorano insieme
Molte clienti chiamano, altre scrivono. Per il centro conta che entrambi i canali portino allo stesso risultato: un appuntamento in agenda e una conferma per la cliente. Se al telefono risponde l'assistente e su WhatsApp risponde lo stesso assistente, con le stesse informazioni e la stessa agenda, non rischi doppie prenotazioni o risposte diverse. Su come funziona WhatsApp c'è l'articolo dedicato Whatsapp ai centro estetico.
Come capire quante chiamate perdi
Prima di scegliere una soluzione, misura il problema. Molti telefoni e centralini mostrano l'elenco delle chiamate perse: guardalo per una settimana e segna quante sono, a che ora arrivano e quante riesci a richiamare con successo. Se le chiamate perse sono poche e concentrate, probabilmente basta organizzarsi meglio. Se sono tante e arrivano negli orari di punta, serve qualcuno che risponda al posto tuo.
Cosa fare da domani
1. Per una settimana segna ogni chiamata persa, con orario e motivo se lo scopri richiamando. 2. Calcola quante di queste erano clienti nuove. 3. Aggiorna il messaggio della segreteria con l'invito a scrivere su WhatsApp, dove puoi rispondere anche tra un trattamento e l'altro. 4. Fissa due momenti al giorno per richiamare, invece di farlo a caso. 5. Se le chiamate perse sono più di qualcuna al giorno, valuta un assistente che risponda al posto tuo.
Una chiamata persa non è un dettaglio: è spesso una cliente nuova che sceglie un altro centro. Se vuoi sentire come risponderebbe un assistente vocale al telefono del tuo centro, prenota una demo gratuita di 30 minuti. Tutte le informazioni per il tuo settore sono nella pagina dedicata ai centri estetici Estetici.
Domande frequenti
È meglio rispondere al telefono durante un trattamento o lasciarlo squillare?
Interrompere un trattamento per rispondere peggiora l'esperienza della cliente in cabina. Lasciarlo squillare fa perdere la cliente al telefono. La soluzione è avere qualcuno o qualcosa che risponda al posto tuo mentre lavori.
Una segreteria telefonica basta per un centro estetico?
Aiuta poco: molte persone non lasciano messaggi in segreteria e preferiscono chiamare un altro centro. Inoltre devi comunque richiamare tutti, spesso quando la cliente non può più rispondere.
Un assistente vocale AI può prendere appuntamenti al telefono?
Sì. Risponde alle chiamate, spiega trattamenti e prezzi, propone gli orari liberi e fissa l'appuntamento in agenda, presentandosi come assistente AI. Nei piani SempreOn la parte telefonica è inclusa dal piano Core.
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