WhatsApp e AI in studio legale senza violare il segreto professionale
I clienti scrivono su WhatsApp: è il canale che usano per tutto il resto e lo useranno anche con te. Il punto non è se accettarlo, ma come impostarlo perché resti compatibile con il segreto professionale e con il GDPR.
Il principio: raccogliere il meno possibile
La chat serve a fissare un appuntamento, non a istruire la pratica. Per farlo bastano quattro dati: nome, recapito, materia in una parola, disponibilità. Tutto ciò che eccede — documenti, nomi di controparti, dettagli sulla vicenda — non va chiesto e, se arriva spontaneamente, non va approfondito in chat.
Cosa non chiedere mai in chat
Documenti, atti, referti, estratti conto. Nomi di controparti e di terzi. Dettagli su fatti penalmente rilevanti. Dati sanitari o familiari. Se il contatto li invia comunque, la risposta corretta è una sola: «La ringrazio, questi aspetti li vedrà direttamente con l'avvocato in consulenza».
L'informativa al primo messaggio
Al primo contatto l'agente dichiara che si tratta di una risposta automatica, spiega che i dati servono solo a fissare l'appuntamento e rimanda all'informativa completa. Trasparenza dichiarata subito, non nascosta a fondo pagina.
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Conversazioni conservate su server europei, per un periodo definito e non indefinito. Accesso limitato alle persone dello studio che ne hanno bisogno. Contratto di responsabile del trattamento con il fornitore del servizio. Possibilità di cancellazione su richiesta dell'interessato.
Il ruolo dell'agente AI
Impostato così, l'agente è una segreteria che lavora 24 ore su 24: informa su materie, sede, durata e costo della prima consulenza, inquadra la richiesta con poche domande e fissa l'appuntamento sull'agenda reale. Non esprime valutazioni, non anticipa strategie, non indica termini applicati al caso.
Checklist prima di partire
1. Elenco scritto di cosa l'agente non può dire. 2. Testo dell'informativa nel primo messaggio. 3. Prezzo e durata della prima consulenza definiti. 4. Regola di escalation per richieste urgenti. 5. Periodo di conservazione delle chat. 6. Revisione settimanale delle conversazioni nei primi 30 giorni.
Prossimo passo
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